Bí quyết để tạo ra kế hoạch tổ chức những sự kiện tuyệt vời

0

Muốn tổ chức được một sư thành công, bước đầu tiên mà ai cũng phải làm chính là xây dựng một kế hoạch hoàn hảo.Bản kế hoạch luôn chiếm một vai trò lớn lao trong sự thành bại của sự kiện



Để có thể chiếm 70% sự thành công thì bạn cần phải lập ra một kế hoạch tốt10 năm kinh nghiệm hoạt động và tích lũy, hôm nay Đại Lâm xin chia sẻ cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện cho mọi người trong bài viết dưới đây


1.     Tìm hiểu về loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Đầu tiên bạn phải định hình được loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: Lễ cưới, tân gia, lễ khánh thành,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích


Công việc tiếp theo có yếu tố rất quan trọng tiếp theo giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện mà bạn muốn thực hiện.Mục tiêu: hơn 400 người sử dụng thử sản phẩm.


2. Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?


Xác định đối tượng của sự kiện rất quan trọng vì nó sẽ là cơ sở giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện.Đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?


Hơn nữa thông điệp truyền thông sẽ là thứ theo sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến suốt vòng đời cuối cùng của nó


4.       Lên lịch cho thời gian và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Việc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.


5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện


Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông  thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của thương hiệu, công ty.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Ngân sách cho sự kiện


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

Leave a Reply

© 2019 Cẩm nang du lịch Miền Trung. All rights reserved.
Proudly designed by SHM.